Privacyverklaring¶

Het belang van gegevensbescherming¶

De Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek (VITO) hecht grote waarde aan het juist beschermen van de gegevens die zij verwerkt, in het bijzonder persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wil VITO toelichten op welke wijze persoonsgegevens verwerkt en beschermd worden en welke rechten jij als betrokkene hebt. In de context van de woonrenovatietool van Digital Twin treedt VITO op als verwerkingverantwoordelijke.

Draagwijdte van deze privacyverklaring¶

Deze privacyverklaring is enkel van toepassing op de gehele levensduur van informatie opgeslagen in de woonrenovatietool, van het verkrijgen van informatie tot de uiteindelijke verwijdering van informatie binnen de organisatie.

Voor bepaalde domeinen of processen kunnen aanvullende richtlijnen of procedures worden uitgewerkt die in detail omschrijven welke maatregelen genomen worden om het gewenste niveau van gegevensbescherming te bereiken. Deze privacyverklaring heeft als doel je zo volledig mogelijk te informeren en uit te leggen hoe en waarom VITO, als verwerkingsverantwoordelijke, jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart alsook u te informeren over welke rechten je beschikt en op welke wijze je deze rechten kunt uitoefenen.

Verwerkingsverantwoordelijke¶

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt VITO jouw persoonsgegevens waarover ze beschikt zoals bepaald in deze privacyverklaring. Dat betekent dat VITO de doeleinden en de verwerkingsmiddelen van deze persoonsgegevens bepaalt en niet alleen uw maar ook van de toezichthoudende autoriteit de gesprekspartner is voor elke vraag over het gebruik en de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Als uniek aanspreekpunt binnen VITO voor al je vragen en opmerkingen met betrekking tot de bescherming en verwerking van persoonsgegevens door VITO hebben wij een functionaris voor gegevensbescherming (‘Data Protection Officer’ of ‘DPO’) aangesteld. Je kan de DPO bereiken op volgend adres en emailadres:

VITO
Data Protection Officer
Boeretang 200
2400 Mol
Assist-dpo@vito.be

Aard, doel, rechtsgrond en bewaartermijn¶

VITO verzamelt gewone persoonsgegevens in de context van de woonrenovatietool, meer bepaald van:
individuele huishoudens:

Contactgegevens
Technische informatie over de huidige staat van hun woning zoals opbouw van de gebouwschil en details van de technische installaties

De legale basis voor het verzamelen en het verwerken van deze persoonsgegevens is de toestemming van de betrokkene. Via het toestemmingsformulier geeft de betrokkene toestemming. Deze gegevens worden bijgehouden.

De persoonsgegevens en gerelateerde gebouwdata die in de Woonrenovatietool worden gecorrigeerd en/of gevalideerd, kunnen, mits toestemming van de betrokkene, worden teruggekoppeld naar de Digital Twin ‘Wijkrenovatietool’ database. Deze verwerking heeft als doel:

het verbeteren en verfijnen van de onderliggende modellen en algoritmes;
het verhogen van de kwaliteit, nauwkeurigheid en validatiegraad van de gegevens binnen de Wijkrenovatietool.

De gegevens worden in de Digital Twin ‘Wijkrenovatietool’ database afzonderlijk opgeslagen en enkel verwerkt voor bovenvermelde doeleinden.

Voor de verwerking van persoonsgegevens gebruiken wij enkel deze persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor het beoogde doel van de verwerking.

Je persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden om te voldoen aan contractuele en wettelijke vereisten en om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Op basis van deze eisen werd per categorie een bewaartermijn bepaald.

Datatransfers¶

Om je privacy te beschermen hebben de VITO personeelsleden en medewerkers alleen toegang tot uw persoonsgegevens indien en voor zover dat noodzakelijk is om hun taken uit te voeren.

In de context van de woonrenovatietool worden jouw gegevens strikt beperkt met volgende partijen gedeeld:

Jouw Energiehuis: zodat eerder ingevoerde gegevens beschikbaar blijven wanneer dezelfde woning opnieuw wordt geraadpleegd;
Lokale besturen (steden, gemeenten, intercommunales en provincies): uitsluitend op geaggregeerd niveau (bijv. straat- of wijkniveau), waarbij individuele woninggegevens nooit worden gedeeld;
VITO/EnergyVille: voor wetenschappelijk onderzoek en de verdere ontwikkeling en verbetering van de gebruikte algoritmes en tools. Deze gegevens worden niet gedeeld met externe partijen.

De verwerking van deze gegevens gebeurt steeds met respect voor de privacy van de huiseigenaar en/of bewoner. Gegevens worden enkel doorgestuurd naar de Digital Twin ‘Wijkrenovatietool’ database, indien hiervoor expliciete toestemming werd verleend.

VITO geeft jouw gegevens niet door aan derden voor commercieel gebruik.

VITO geeft de gegevens verkregen in de context van de woonrenovatietool niet door naar derden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Informatiebeveiliging¶

VITO verbindt zich ertoe om de vertrouwelijkheid en veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen. Hierbij hebben wij een aantal technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens onder meer te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde wijziging, ongeoorloofde toegang en ongeoorloofde verwerking. Meer specifiek hanteert VITO en uitgebreid informatiebeveiligingsbeleid, dat regelmatig wordt geëvalueerd en gecommuniceerd. De verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging zijn duidelijk gedefinieerd en er zijn procedures voor contact met autoriteiten en externe partijen. Medewerkers en contractanten worden bewust gemaakt van veiligheidsrisico’s en moeten zich houden aan strikte contractuele afspraken. Toegangscontrole, fysieke beveiliging en operationele beveiligingsmaatregelen, zoals netwerksegmentatie en malwarebescherming, zijn geïmplementeerd. Daarnaast worden leveranciers en IT-systemen streng gecontroleerd, en is er een formeel incidentbeheerproces volgens de GDPR-richtlijnen.

Jouw rechten¶

Recht op informatie
Als betrokkene heb je recht op informatie. Door middel van deze privacyverklaring proberen we je alvast informatie te verlenen welke gegevens wij verwerken en wat we met deze gegevens doen, op welke juridische basis we deze gegevens verwerken en aan wie we deze gegevens doorgeven.
Recht op inzage
Je hebt het recht om VITO te verzoeken om de gegevens die ze van jou bijhouden en verwerken in te kijken. Hierbij mag je een kopie vragen. Inzage in bepaalde gegevens via VITO zal enkel ter plaatste kunnen gebeuren, in overleg met de DPO van VITO wordt dan een plaats en tijdstip afgesproken.
Recht op verbetering
Je hebt steeds het recht om je gegevens te laten aanpassen indien er fouten instaan.
Recht op gegevenswissing
Je kan eisen dat je persoonsgegevens worden gewist door VITO indien er geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken.
Dit recht is dus niet absoluut en kan slechts worden afgedwongen wanneer:
- de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn om het nagestreefde doel te vervullen;
- de persoonsgegevens zonder expliciete toestemming werden bekomen en dus onrechtmatig worden verwerkt;
- er hiertoe een wettelijke verplichting bestaat;
- de verleende toestemming tot verwerking wordt ingetrokken;
- persoonsgegevens die zijn verstrekt toen u minderjarig was, kunnen op elk moment worden gewist.
Recht op beperking
Recht op beperking houdt in dat uw persoonsgegevens, de opslag ervan uitgezonderd, enkel met uw toestemming mogen worden verwerkt voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van rechtsvorderingen, voor de bescherming van de rechten van een ander natuurlijk of rechtspersoon of om redenen van openbaar belang.
In het algemeen kunt u uw recht op een beperking van de verwerking van persoonsgegevens gebruiken wanneer het onduidelijk is of en wanneer je persoonsgegevens dienen te worden gewist. Je kan dan vragen om je gegevens niet te verwerken tot alles is aangepast, maar ook om je gegevens bij te houden en niet meer te gebruiken.
Recht op bezwaar
Indien we jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang of een taak van algemeen belang, dan kan je bezwaar uiten tegen de verwerking van je persoonsgegevens en zullen wij de gerechtvaardigde gronden waarop wij de verwerking baseren afwegen tegen uw belangen, rechten en vrijheden. Zolang deze afweging gebeurt schorten wij de verwerking op.
In geval van bezwaar tegen direct marketing zullen wij automatisch stoppen met de verwerking van je persoonsgegevens voor dit doeleinde.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Je mag vragen om je gegevens te laten overzetten van VITO naar een andere organisatie.
Recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden

Je mag VITO verzoeken om je gegevens niet meer te gebruiken, tenzij er dwingende redenen zijn om dat wel te doen.

Zo kan je deze rechten uitoefenen¶

Om je rechten uit te oefenen kan je jouw verzoek sturen per brief of per e-mail, op onderstaand adres:
Voor VITO:

VITO
Data Protection Officer
Boeretang 200
2400 Mol
Assist-dpo@vito.be

Afhankelijk van het voorwerp van het verzoek en om te verhinderen dat wij door frauduleuze verzoeken persoonsgegevens delen met verkeerde personen, kunnen wij je vragen om je identiteit te verifiëren. Waar mogelijk doen we dit op een minder ingrijpende manier, bijvoorbeeld via een bevestiging per e-mail. Als dit niet voldoende is, kunnen we je in uitzonderlijke gevallen vragen een kopie van je identiteitsbewijs (paspoort of ID) te verstrekken, waarbij je niet-relevante gegevens (zoals je foto en rijksregisternummer) mag afschermen, maar niet de gegevens zoals uw volledige naam, geboortedatum en geboorteplaats.

Na afhandeling van je verzoek verwijderen wij deze kopie, tenzij wettelijk anders bepaald.

Bij inzage ter plaatse zal u zich ook moeten identificeren.

VITO heeft telkens 1 maand de tijd om een antwoord te bieden op een verzoek tot uitoefening van uw rechten. Indien nodig kan dit termijn maximaal met 2 maanden worden verlengd.

Als je vindt dat de verwerking van je persoonsgegevens een inbreuk vormt op de privacywetgeving, heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtscommissie of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

De klachtenprocedure bij de Vlaamse Toezichtscommissie kan je terugvinden op de volgende link: klachtenprocedure-vtc. Een onderdeel van de procedure is het invullen van een klachtenformulier, terug te vinden op bovenvermelde link.

De klachtenprocedure bij de Gegevensbeschermingsautoriteit kan je terugvinden op volgende link: gegevensbeschermingsautoriteit. Een onderdeel van de procedure is het invullen van een klachtenformulier, terug te vinden op bovenvermelde link.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring¶

Deze privacyverklaring kan gewijzigd of bijgewerkt worden om veranderingen in onze praktijken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving te weerspiegelen. Hiertoe plaatsen we de bijgewerkte versie op deze website. Wij nodigen je dan ook uit om regelmatig de onlineversie van deze privacyverklaring te raadplegen.